Una visión de conjunto de la industria de viajes corporativos y eventos en España, 2018

Inversiones en la industria

El futuro de la industria de eventos es positivo, con un aumento de la demanda que esta por encima de la media nacional en todos los sectores. Las agencias observarán un incremento de un 10 – 20%  de la inversión en eventos en 2018 sobre el año anterior.

Sin embargo, es importante observar que las empresas tienden hacia presupuestos abiertos, (cambiando constantemente, en vez de tener un presupuesto fijo para todo el año), esto puede ser positivo si el presupuesto aumenta a lo largo del año, pero también negativo porque no se sabe a comienzo del año cuanto se puede gastar en eventos.

Otro dato significativo es que a pesar del aumento de la demanda para eventos, después de la recesión de 2008, las empresas  son más reacias a gastar en eventos. Por esta razón, el sector observa un aumento en el número de eventos más pequeños e íntimos (así como, hacer más eventos al año, con el mismo presupuesto de hace unos años).

Según el estudio hecho por la revista Eventoplus, las agencias organizan una media de 79 eventos cada año, con una media de 275 asistentes por evento. (Aunque más de la mitad de los eventos realizados, tienen menos de 100 asistentes).

Con respecto a viajes de incentivo, los presupuestos no han crecido mucho (aproximadamente un 10% o menos que en años anteriores), con una media de 2.210 €,  gastado por asistente).

Para las agencias, el mercado no está precisamente fácil, las empresas demandan transparencia, el 25% de las empresas pagan solo los honorarios de agencia, mientras que el 40% remuneran con sistema de Fee  que no incluye las comisiones de los proveedores a las agencias de eventos. Algunas agencias incluyen en este sistema una partida para poder pagar a sus proveedores, el fee de contratación.

Además los proveedores están reduciendo la comisión que pagan a las agencias, y algunas prefieren pagar solo un cuota fija en lugar de pagar una comisión. Las agencias saben que no pueden negociar porque hay más demanda que oferta para los mejores proveedores,  (Cadenas de hoteles como Marriott y Hilton han reducido la comisión que pagan los agencias de 10% hasta 7%).

Este ha llevado a 30% de las agencias a cargar solo cuotas fijas y no la comisión, para  así mantenerse al día con las demandas del sector.

Tendencias Generales

¿Qué quieren los clientes?

Cada vez más, las empresas se mueven hacia la sostenibilidad,  es un concepto que gana en popularidad. Esta es la razón de que muchas agencias ofrezcan actividades de Responsabilidad Social Corporativa (RSC).

¿Cuáles aspectos pueden afectar el Mercado en 2018?

Unos de los aspectos que más pueden afectar este año es la inestabilidad política y económica que existe actualmente a nivel global.

¿Cuáles serán los eventos más populares?

-          Congresos y ferias son 1/5 del total de eventos.

-          Los eventos  ´festivales´ crecen en popularidad. Un evento ´festival´ es un evento que aúna muchos eventos diferentes de un grupo de empresas.

-          Los clientes quieren eventos e incentivos en los que puedan elegir lo que hacer, (en vez de actividades iguales para todos).

Los invitados prefieren elegir sus propias sesiones o actividades de una lista y también tener tiempo libre para hacer lo que quieran en lugar de tener todo el día planificado.

-          Aunque los eventos de “Mindfulness” ya no son tan populares, si lo es incorporar este concepto a los eventos y tener unos minutos antes o después de una sesión de trabajo para relajarse, además opciones sanas de bebida y comida.

¿Que buscan los clientes en una agencia?  

En el pasado, los clientes consultaban a agencias diferentes las distintas partes de un evento. Las agencias, por esta razón, proporcionan cada vez servicios más complejos y desarrollados. Sin embargo, la especialización todavía tiene su valor, con el pensamiento de que una agencia no puede ser buena en todo.

Desarrollo después de la recesión

Personal

Durante la recesión, la demanda de eventos descendió y por tanto, la demanda para contratar personal también. Debido al número alto de personas desempleadas, las empresas no necesitan ofrecer mucho para tener trabajadores especializados. Sin embargo, en 2018 sabemos que el capital humano en el sector se tendrá que incrementar en un 10.1% y al no haber recesión en este momento, las empresas tienen que ofrecer más para contratar y mantener trabajadores especializados, al tener estos más opciones de trabajo.

El rol de las agencias

Durante la recesión, las empresas preferían organizar directamente sus propios eventos e iban directamente a los proveedores. Ahora hay demasiado trabajo y no tienen tiempo suficiente para planificar sus propios eventos, por eso dan trabajo a las  agencias. Desde el fin de la recesión, los proveedores han notado una disminución del 8% en clientes que vayan directamente a ellos. Eso demuestra la importancia creciente de agencias especializadas.

Espacios para eventos

Durante la crisis, el sector ha tenido que  adaptarse para encontrar trabajo. Esto ha sido positivo, ya que ha subido el nivel de los estándares generales del sector. Además, los espacios para eventos se han desarrollado mucho y ahora hay muchos que ofrecen una variedad de experiencias incluida por ejemplo hoteles que ofrecen opciones de catering y tienen tecnología ya instalada.

Tipos de eventos

Los eventos excitantes, exclusivos y que creen adrenalina ya no son tan populares, esto es debido al cambio social. Como resultado de la recesión, no se considera el lujo como algo positivo y tener copa en un bar es igual de bueno que un cóctel en un ático. De hecho, con esta mentalidad de ´todo incluido´, los eventos exclusivos son vistos negativamente y las personas buscan experiencias ´autenticas´ en lugar de lujo. Mucha gente cree que la comunicación de un evento es más importante que una gran escenografía. Con respecto a eventos que crean adrenalina, la gente ya tiene suficiente estrés en sus vidas y ¡no necesitan más en un evento!

Problemas a los que se enfrenta el sector

Uno de los mayores problemas a los que enfrenta el sector, es la falta de aprecio hacia las agencias. Es difícil encontrar lealtad, menos de un 40%  trabaja regularmente con las mismas agencias. Los clientes no entienden que es necesario conocer bien una empresa para organizar un evento y cumplir los objetivos que se marcan.

Un problema bastante común es que las empresas eligen una agencia basándose solamente en el precio, sin conocerlos antes. Por otro lado, los clientes hacen concursos entre agencias poniendo un tope y usando el precio más bajo, para bajar luego el precio en el resto de las agencias.  

 

Marketing y recopilación de los datos

Un evento nos da la gran oportunidad de recolectar muchos datos que se pueden usar para hacer marketing y conocer al público objetivo. El uso de tecnología en los eventos, es cada vez más común, por lo que ya no hay disculpa para recopilar datos en un evento.

Uso de tecnología

Apps

El uso de los apps en eventos es común y cada vez más en los viajes de incentivo.  Con una app se puede compartir información sobre el evento, mientras recopilamos datos sobre tendencias y lo que hacen los asistentes del evento. Muchas empresas usan apps para recopilar datos y entender su público objetivo mejor.

Conferencias virtuales

Las conferencias y eventos virtuales no son muy populares porque casi nadie tiene la paciencia y concentración a sentar por un ordenador mucho tiempo.

Hologramas

Aunque en teoría, el holograma es la manera perfecta tener el mismo evento en 2 locaciones diferentes el mismo tiempo, en la práctica la tecnología no está  suficientemente desarrollada y resulta muy caro.

Experiencias de realidad virtual (RV)

La tecnología RV se ha desarrollado muchísimo en muy poco tiempo pero su implantación en eventos se limita a ser un elemento adicional para mejorarlo, en lugar de ser el principal enfoque del evento. Sabemos sin embargo, que con la constante mejora de la tecnología, su importancia en los eventos crecerá.

Biometrías

Aunque todavía no forma parte de muchos eventos, hay un interés creciente por integrar biometrías en eventos, el análisis de huella digital, el reconocimiento facial o la identificación a través del iris, serán en un futuro elementos habituales en un evento.

Contactless

Es importante notar los avances tecnológicos en soluciones de pagar contactless. Por ejemplo, en algunos festivales se puede pagar solo con una pulsera para evitar la necesidad de traer efectivo, un método fácil, seguro y rápido. También hay desarrollos en el reconocimiento facial (como en las tiendas de Amazon).

Inteligencia Artificial (IA)

La IA todavía no está suficiente desarrollada para usarla en los eventos, pero en un futuro muy cercano veremos cambios que nos permitirán incorporar esta tecnología.  

Protección de los datos

Con los avances de la tecnología, la UE ha desarrollado nuevos derechos para asegurar la protección de los datos. Cada empresa tendrá que tener una persona que controle los datos para mantener la seguridad. Por infracciones de seguridad, una empresa puede recibir una multa de hasta 4% de sus beneficios.  

Fuente de datos: Estudio de mercado de Eventoplus, 2018.

Escrito por: Olivia Taylor-Firth